П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ


П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ
Раздел 1. Бланки документов

1. Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной. На бланках делается только 1-ая П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ страничка документа, для производства следующих страничек употребляются стандартные незапятнанные листы бумаги.

2. Каждый лист обязан иметь обязан иметь поля:

левое - 30 мм;

правое - более 8 мм;

верхнее и нижнее - более 20 мм.

3. Документы Института оформляются на П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ бланках, разработанных в согласовании с Муниципальным эталоном Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным постановлением Муниципального комитета Республики Беларусь по стандартизации, метрологии П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ и сертификации от 21 декабря 2004 г. N 69 (дальше - СТБ 6.38-2004).

4. В Институте разработаны и используются два вида бланков: бланк для писем и общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов.

На бланках Института оформляются документы П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ, требующие подписи ректора либо проректоров.

Бланки Института делаются типографским методом.

5. При оформлении документации Института употребляются стандартные форматы бумаги: формат А4 – 210 х 297 мм и формат А5 – 105 х 210 мм. Отдельные виды документов, содержащие П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ таблицы и графики (ведомости, планы и т.д.), оформляются на бумаге формата А3 – 297 х 420 мм.

Формат А5 применяется при оформлении документов, объем которых не превосходит 7-10 строк машинописного текста; при этом при подготовке П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ приказов, распоряжений, протоколов, актов независимо от объема текста употребляется формат А4.

6. В согласовании с СТБ 6.38-2004 бланки Института должны быть выполнены на 2-ух муниципальных языках и непременно содержать определенный набор реквизитов.

7. Бланк письма П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ должен содержать последующие реквизиты:

Муниципальный герб Республики Беларусь;

код организации по ОКРБ 018-2003 "Юридические лица и личные предприниматели";

наименование вышестоящей организации;

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

почтовый адресок отправителя;

коммуникационные и коммерческие П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ данные.

На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и полосы для реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа.

8. Общий бланк должен содержать последующие реквизиты:

Муниципальный герб Республики Беларусь П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ;

код организации по ОКРБ 018-2003 "Юридические лица и личные предприниматели";

наименование вышестоящей организации;

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

место составления либо издания.

На общий бланк наносятся ограничительные отметки и полосы для реквизитов: дата, регистрационный индекс П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ.

Для дизайна реквизита "Заглавие вида документа" на общем бланке отводится свободное место меж реквизитами "Наименование организации" ("Наименование структурного подразделения") и ограничительными линиями для реквизитов "Дата" и "Регистрационный индекс".

9. Не на П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ бланках, на бумаге стандартного формата, в Институте оформляются последующие документы, подписанные в границах компетенции руководителями различных уровней: ректором, проректорами, руководителями структурных подразделений, руководителями публичных объединений Института:

документы, сделанные от имени 2-ух и поболее сторон П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ (одной из неотклонимых сторон является Институт), к примеру, договоры;

документы денежных органов установленных в Республике Беларусь образцов;

справочно-информационные внутренние документы (акты, протоколы, справки и др.).

10. Документы не на бланках оформляются с П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ неотклонимым внедрением реквизитов бланков, не считая реквизита «Государственный герб Республики Беларусь».

При всем этом документы структурных подразделений Института должны содержать реквизит «Наименование структурного подразделения».

11. При оформлении документов Института не П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ на бланках допускается внедрение угловых штампов.

12. Угловой штамп проставляется в левой высшей части первого листа документа.

Допускается изготавливать угловой штамп 3-х видов: для письма, общий угловой штамп и угловой штамп определенного вида документа.

13. Состав реквизитов П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ углового штампа, порядок их размещения и дизайна должны соответствовать составу, порядку размещения и дизайна реквизитов бланка.

14. Размер углового штампа не должен превосходить 73 мм по горизонтали и 75 мм (для штампов с изображением П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ Муниципального герба Республики Беларусь либо эмблемы) либо 55 мм (для штампов без изображения Муниципального герба Республики Беларусь либо эмблемы) по вертикали.

Штампы разрабатываются с учетом действующего в Республике Беларусь законодательства.


Раздел 2. Оформление реквизитов документов



15. При П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ подготовке и оформлении документов употребляются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен СТБ 6.38-2004.

16. Реквизит «Государственный герб Республики Беларусь».

Изображение Муниципального герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ муниципальных органов и других муниципальных организаций Республики Беларусь.

Изображение Муниципального герба Республики Беларусь на бланках размещается в центре верхнего поля. Поперечник изображения - менее 17 мм.

17. Реквизит «Эмблема организации либо товарный символ (символ обслуживания)».

Эмблема П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ организации либо товарный символ (символ обслуживания), зарегистрированные в установленном законом порядке, по усмотрению организации помещается на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля помещено изображение Муниципального герба Республики Беларусь.

На П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ бланках документов без изображения Муниципального герба Республики Беларусь эмблема либо товарный символ (символ обслуживания) помещается на верхнем поле бланка. При продольном расположении реквизитов эмблема либо товарный символ (символ обслуживания) организации помещается в центре П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ верхнего поля бланка, при угловом - над серединой строчки реквизита "Наименование организации" ("Наименование вышестоящей организации").

18. Реквизит «Код организации».

Код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа.

Для организаций П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ код проставляется по Общегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 "Юридические лица и личные предприниматели" (дальше - ОКЮЛП).

19. Реквизит «Код документа».

Код документа проставляется на верхнем поле справа под кодом организации.

При составлении определенных документов код проставляется лишь на П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ тех из их, унифицированные формы которых включены в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь 010-95 "Унифицированные документы" (дальше - ОКУД).

20. Реквизит «Наименование вышестоящей организации».

Наименование Министерства образования должно соответствовать наименованию, установленному правовым актом П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ Министерства. На момент подготовки эталона:

на российском языке – Министерство образования Республики Беларусь;

на белорусском языке – Міністэрства адукацыі Рэспублікі Беларусь.

21. Реквизит «Наименование организации» должно соответствовать наименованию, установленному Уставом Института.

На момент подготовки эталона П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ:


21. Реквизит «Наименование организации» должно соответствовать наименованию, установленному Уставом Института.

На момент подготовки эталона:

на российском языке:

полное наименование – учреждение образования «Гродненский муниципальный институт имени Янки Купалы»

сокращенное наименование – ГрГУ им. Я.Купалы

на П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ белорусском языке:

полное наименование – установа адукацыі «Гродзенскі дзяржаўны ўніверсітэт імя Янкі Купалы»

сокращенное наименование – ГрДУ імя Янкі Купалы

Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки.

22. Реквизит «Наименование структурного подразделения» должно соответствовать П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ наименованию, установленному Уставом Института. Наименование структурного подразделения указывается на документе в этом случае, если документ издается (составляется) от имени этого подразделения.

23. Реквизит «Почтовый адрес».

Почтовый адресок Института (структурного подразделения Института, получающего почту) оформляется в П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ согласовании с требованиями действующих на местности Республики Беларусь Правилами оказания услуг почтовой связи.

ул. Ожешко, 22, 230023, г.Гродно

24. Реквизит «Коммуникационные и коммерческие данные».

При оформлении реквизита «Коммуникационные и коммерческие данные Университета» указывается П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ номер телефона, адресок электрической почты и другие вероятные номера средств связи отдела документационного обеспечения, приемной ректора, приемной проректора, деканата, отдела и т.д. Коммуникационные данные помещаются ниже постового адреса отправителя. Коммерческие П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ данные включают номера расчетного счета, наименование банка и т.п., размещаются ниже коммуникационных данных.

25. Реквизит «Название вида документа».

Заглавие вида документа определяется его предназначением и должно соответствовать компетенции Института, содержанию документируемого управленческого деяния П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ, также табелю. На письмах заглавие вида документа не указывается.

Заглавие вида документа печатается строчными знаками без разрядки.

При использовании общих бланков с продольным расположением реквизитов на 2-ух языках заглавие документа печатается на П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ 2-ух языках.

В Институте издаются последующие виды документов:

организационные: утомившись, положения, аннотации, планы работ, правила и др.;

распорядительные: приказы и распоряжения;

протоколы коллегиальных формирований;

справочно-информационные: письма, акты, справки, докладные записки, пояснительные П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ записки, представления, отчеты и др.

26. Реквизит «Дата документа».

Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, письмо и др.) либо действия, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), - дата П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, аннотация, положение и др.) - дата утверждения.

Датой совместного документа является дата его подписания последней организацией.

При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначения месяца и П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ года, денек месяца проставляется должностным лицом, подписывающим либо утверждающим документ.

Даты подписания, утверждения, согласования, также даты в реквизитах "Текст", "Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа", "Резолюция", "Визы", "Гриф приложения П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ", "Отметка о наличии приложения", "Отметка о поступлении", "Отметка об выполнении документа и направлении его в дело", "Отметка о заверении копии" оформляются цифровым методом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ строке в последующей последовательности: денек месяца, месяц, год. Денек месяца и месяц оформляется 2-мя парами арабских цифр, разбитыми точкой, год - 4-мя арабскими цифрами.

К примеру:

10.11.2009

При оформлении дат в документах, содержащих сведения денежного нрава, допускается П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ внедрение словесно-цифрового метода.

27. Реквизит «Регистрационный индекс». Регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом используемого классификатора (корреспондентов П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями (к примеру, 06.01/12, где 06.01 – индекс структурного подразделения, 12 – порядковый номер).

На документах, составленных вместе несколькими организациями, регистрационные индексы создателей проставляются через косую черту в порядке указания П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ создателей на документе (слева вправо).

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа размещается на бланке для писем и содержит в себе регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ.

28. Реквизит «Место составления либо издания документа».

Реквизит «Место составления либо издания документа» оформляется в согласовании с административно-территориальным устройством Республики Беларусь (к примеру, г.Гродно).

29. Реквизит «Гриф ограничения доступа» размещается в П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

30. Реквизит «Адресат».

Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, определенные должностные и личные лица.

При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ.

К примеру:

Министерство образования

Республики Беларусь


При адресовании документа структурному подразделению в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже - наименование структурного подразделения.

К примеру:

Министерство образования

Республики Беларусь

Управление высшего и среднего специального образования


При П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ адресовании документа руководителю организации (его заместителю) наименование организации заходит в состав наименования должности адресата.


К примеру:

Министру образования

Радькову А.М.


При направлении документа определенному должностному лицу наименование организации указывается в именительном П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

К примеру:

Министерство образования

Республики Беларусь

Начальнику управления высшего и среднего специального образования

Миксюку Ю.И.


При направлении документа в несколько однородных организаций их наименования указываются обобщенно в именительном П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ падеже. При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций наименования их должностей указываются обобщенно в дательном падеже.

К примеру:

Колледжи

либо

Директорам школ


Почтовый адресок, обычно, указывается лишь на конверте. Почтовый адресок заходит в состав реквизита "Адресат П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ" при адресовании документа разовому корреспонденту.

Почтовый адресок в реквизите "Адресат" оформляется в согласовании с правилами оказания услуг почтовой связи.


К примеру:

Учреждение "Белорусский научно-

исследовательский институт

документоведения и архивного дела"

ул. Кропоткина,55

220002, г П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ. Минск


На документах, направляемых неизменным корреспондентам, организациям собственной системы, адресок не проставляется.

При адресовании документа личному лицу сначала указываются фамилия и инициалы (имя, отчество) получателя, потом - почтовый адресок.

К примеру:

Столяровой Н.М П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ.

ул. П.Глебки, д. 15, кв. 26

223120, п/о Логоза

Логойского р-на

Минской обл.


Реквизит "Адресат" не должен содержать более 4 адресов. Слово "копия" перед вторым и следующими адресатами не проставляется.

При направлении документа более чем П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ в четыре адреса составляется перечень на рассылку. На каждом экземпляре указывается только один адресат либо обобщенное наименование адресатов.

Если документ является ответным, первым адресатом на документе указывается создатель деятельного П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ письма независимо от значимости других адресатов.

При направлении документа в вышестоящие организации не допускается одновременное его адресование другим адресатам, не считая случаев, когда это определено поручением вышестоящей организации.


31. Реквизит «Утверждение документа».

Утверждение П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ - один из методов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Утверждение документа в Институте может быть произведено как должностным лицом (ректором, проректором, управляющим структурного подразделения П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ), в компетенцию которого заходит круг вопросов, излагаемых в документе, так и приказом ректора.

Приказ издается в случаях, когда введение утверждаемого документа просит дополнительных предписаний и объяснений, других действий, связанных с его П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ применением.

Документ может быть утвержден Советом Института в рамках его компетенции.

При утверждении документа должностным лицом реквизит «гриф утверждения» состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ либо структурного подразделения в случаях, когда документ оформлен не на бланке), личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

К примеру:

УТВЕРЖДАЮ

Ректор ГрГУ им. Я.Купалы

личная подпись И.О.Фамилия

____________________ 200_

При утверждении документа приказом П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ ректора «гриф утверждения» состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», наименования вида документа в именительном падеже, даты и номера документа.

К примеру:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ ректора ГрГУ им. Я.Купалы

26.01.2000 № 24

Документ может быть утвержден несколькими должностными лицами (совместные документы Института П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ и других организаций), в данном случае документ оформляется не на бланке, и грифы утверждений размещаются на этом же уровне в границах площади, отводимой на бланке для реквизита «наименование организации-автора П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ документа». Наименование организации врубается в наименование должностных лиц, утверждающих документ.

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа. Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатаются строчными знаками без кавычек, двоеточия и разрядки. Дата утверждения П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ в реквизите «гриф утверждения» проставляется должностным лицом, утвердившим документ.

32. Реквизит «Резолюция».

Резолюция - письменное указание управляющего о порядке выполнения либо использования документа.

Реквизит «Резолюция» включает фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей); содержание поручения. Резолюция должна П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ быть подписана (собственноручная подпись) и датирована.

При наличии нескольких исполнителей первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей.

На документе должно быть менее одной резолюции. Следующие резолюции управляющих оформляются, если в их П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ детализируется порядок выполнения документа.

Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом. По мере надобности дизайна сложной по содержанию резолюции, также нескольких резолюций и невозможности их П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на хоть какой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа).

При отсутствии свободного места на лицевой стороне П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его выполнения вкупе с ним П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ подшивается в дело. На документе проставляется отметка о наличии такового листа.

33. Реквизит «Заголовок к тексту документа».

Документы, оформленные на бланках либо стандартных листах бумаги формата А4, обязаны иметь заголовок П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, оформляемых на бланках либо стандартных листах бумаги формата А5.

Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть коротким и вместительным, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ заглавием документа.

К примеру: приказ (о чем?) "О совершенствовании структуры аппарата управления";протокол (чего?) "собрания акционеров"; правила (чего?) "внутреннего трудового распорядка"; должностная аннотация (кому?) "секретарю-референту"; акт (о чем?) "О выделении П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ документов к уничтожению"; акт (чего?) "ревизии"; письмо (о чем?) "Об изменении сроков выполнения контракта".

В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, применяемых в эталонах и классификаторах Республики П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ Беларусь, сокращенные наименования организаций и принятые сокращения.

К примеру:

О внедрении СТБ 6.38-2004

Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.

34. Реквизит «Отметка о контроле».

Отметка о контроле размещается на П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буковкой "К" либо словом "Контроль". Отметка проставляется от руки либо при помощи штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой.

35. Реквизит «Отметка о П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ приложении к документу».

Справочно-информационные документы (письма, справки, докладные записки, пояснительные записки и др.), имеющие документы-приложения, должны содержать реквизит «отметка о наличии приложения».

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях) данный реквизит П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ не оформляется; в тексте документа дается указание на наличие приложения: «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «представить список документов по прилагаемой форме» и др.

Отметка о наличии приложения размещается ниже текста перед реквизитом П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ «Подпись» и состоит из слова «Приложение» и относящегося к нему текста. Слово «Приложение» печатается с строчный буковкы от нулевого положения табулятора от границы левого поля, после него ставится двоеточие.

Если документ П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ имеет приложение, нареченное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и экземпляров.

К примеру:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если документ имеет приложения, не нареченные в тексте, то их наименования П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого приложения. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.

К примеру:

Приложение: 1. Справка о подготовке детских целительных учреждений к зимнему сезону на 10 л П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ. в 1 экз.

2. Перечень детских целительных учреждений на 20 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения указывается полное количество листов приложений.

К примеру П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ:

Приложение: Приказ № 365 от 05.05.2001 и приложение к нему,

всего на 7 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не многим адресатам, то в отметке о наличии приложения указывается, в какой адресок направляется приложение.

К примеру:

Приложение П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ: на 5 л. в 1 экз., в 1-ый адресок.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

К примеру:

Приложение: Диссертация в 2 экз.

36 . Реквизит «Гриф приложения».

На документе-приложении в правом верхнем углу П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ первого листа следует делать отметку о приложении, включающую слово «Приложение», заглавие вида документа в дательном падеже, его дату и регистрационного индекса (номера).

К примеру: Приложение

к приказу ректора института

03.06.2001 № 345

При наличии нескольких документов-приложений П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ на их арабскими цифрами проставляют порядковые номера, при этом символ № не ставится.

К примеру: Приложение 2

к приказу ректора института

03.06.2001 № 345

На документах, утверждаемых распорядительными актами, отметка о приложении не ставится. В правом верхнем углу первого П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ листа утверждаемого документа проставляется реквизит «Гриф утверждения».

Документы-приложения должны содержать все нужные реквизиты («наименование вида документа», «заголовок к тексту», «подпись» и др.).

37. Реквизит «Подпись на документе».

Проект документа представляется на подпись на П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ сто процентов оформленным, испытанным, согласованным, совместно с приложениями и материалами, на основании которых он составлен. Документы подписываются ректором, проректорами, руководителями структурных подразделений, также отдельными должностными лицами в границах их П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ компетенции.

Реквизит «Подпись» размещается сходу после текста, или после отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи, расшифровка подписи - инициалов и фамилии. Инициалы печатаются перед фамилией без П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ пробелов на уровне последней строчки наименования должности. В составе реквизита могут указываться степени и звания (ученые, воинские и др.).

При оформлении документа на бланке либо с внедрением углового штампа в П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ наименование должности лица, подписывающего документ, врубается, обычно, видовое наименование организации.

К примеру:

Ректор института личная подпись И.О.Фамилия

При оформлении документа не на бланке в наименование должности лица, подписывающего документ, врубается наименование Института либо его П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ структурного подразделения.

К примеру:

Ректор учреждения образования

«Гродненский муниципальный

института имени Янки Купалы» личная подпись И.О.Фамилия

либо:

Декан факультета

экономики и управления

ГрГУ им. Я.Купалы личная подпись И.О.Фамилия П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ

При подписании документа (к примеру, контракта) несколькими лицами равных (схожих) должностей их подписи размещаются на этом же уровне.

К примеру:

Ректор Директор

ГрГУ им.Я.Купалы ПО «Химволокно»

личная подпись И.О.Фамилия П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ личная подпись И.О.Фамилия

При подписании документов несколькими соподчиненными должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответственной занимаемой должности.

К примеру:

Ректор института личная подпись И.О.Фамилия

Главный бухгалтер личная П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ подпись И.О.Фамилия

В протоколах заседаний структурных подразделений и публичных формирований Института подписи председателя и секретаря располагают одну под другой:

Председатель личная подпись И.О.Фамилия

Секретарь личная подпись И.О П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ.Фамилия

При подписании документа, приготовленного комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии. Фамилии членов комиссии размещаются в алфавитном порядке.

К примеру:

Председатель комиссии личная подпись И.О.Фамилия

Члены комиссии личная подпись И П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ.О.Фамилия

личная подпись И.О.Фамилия

Подписи членов комиссии располагают в алфавитном порядке фамилий.

Если должностное лицо, в границах компетенции которого находится подписание документа, отсутствует, то документ подписывает:

лицо, исполняющее П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ его обязанности в согласовании с изданным приказом ректора (указанием министра, если идет речь об исполняющем обязанности ректора);

лицо, на которое данная обязанность возлагается в согласовании с организационными документами Института (Уставом, приказами о рассредотачивании П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ обязательств снутри управления и т.д.).

При всем этом реквизит «Подпись» должен включать наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку его подписи. Допускается внедрение сокращений "Зам." ("заместитель"), "И.о." ("исполняющий П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ обязанности").

К примеру:

И.о.ректора института личная подпись И.О.Фамилия

либо

1-ый проректор личная подпись И.О.Фамилия

Символ "/" либо предлог "за" в реквизите «Подпись» не допускается.

При подписании распорядительных и исходящих П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ документов подписывается 1-ый экземпляр документа. При оформлении актов, протоколов, совместных документов подписи проставляются на всех экземплярах документа

38. Согласование документа.

Проект документа в случае необходимости должен пройти шаг согласования.

Согласование может проводится как снутри Института – со структурными П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ подразделениями и должностными лицами (реквизит «Визирование»), так и вне его (реквизит «Гриф согласования»).

39. Реквизит «Гриф согласования».

Гриф согласования размещается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты.

Гриф согласования печатают без отступа от границы левого поля.

Слово "СОГЛАСОВАНО" печатают П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ строчными знаками без кавычек и пробелов.

К примеру:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель министра образования

Республики Беларусь

личная подпись И.О.Фамилия

05.06.2009

При согласовании документа с коллегиальным органом либо средством письма реквизит «Гриф согласования» включает последующие составные части: слово П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ «СОГЛАСОВАНО», заглавие вида документа в именительном падеже, наименование коллегиального органа либо организации, дату и номер документа.

К примеру:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

экспертного Совета

18.12.2009 № 13

либо

СОГЛАСОВАНО

Письмо Комитета по архивам

и делопроизводству

Республики Беларусь

03.10.2009 № 01-10/116

Если согласование документа делается с несколькими организациями П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ, реквизиты «Гриф согласования» могут быть оформлены на этом же уровне вертикальными рядами.

К примеру:

^ СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Письмо Комитета по архивам

экспертного Совета и делопроизводству Республики Беларусь

18.01.2009 № 13 03.10.2009 № 01-10/116

При всем этом:

1-ый гриф согласования П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ размещается без отступа от границы левого поля (расшифровка подписи при наличии – в 40 мм от границы левого поля);

2-ой гриф согласования размещается в 100 мм от границы левого поля (расшифровка подписи при наличии – в П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ 120 мм от границы левого поля).

Если документ имеет три грифа согласования, то они размещаются в последующем порядке:


К примеру:

^ СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Министр образования Министр внутренних дел

Республики Беларусь Республики Беларусь

личная подпись П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ И.О.Фамилия личная подпись И.О.Фамилия

14.06.2008 14.06.2008


СОГЛАСОВАНО

Министр обороны

Республики Беларусь

личная подпись И.О.Фамилия

14.06.2008


Более 3-х грифов согласования оформляются 2-мя вертикальными рядами.

При отсутствии места на документе оформляют лист согласования. На документе П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:


Лист согласования

прилагается

40. Реквизит «Визирование».

Внутреннее согласование оформляется методом визирования проекта документа должностным лицом.

Список согласующих инстанций и должностных лиц определяется составителем документа исходя из П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ его содержания и требований нормативных правовых актов, в согласовании с Табелем унифицированных форм документов Института.

Реквизит "Виза" содержит в себе наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ. Визы проставляются ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на экземплярах, остающихся в Институте. Проекты распорядительных документов допускается П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ визировать на обратной стороне последнего листа первого экземпляра документа.

К примеру:

Начальник планово-экономического управления

личная подпись И.О.Фамилия

14.06.2009

Отрешаться от визирования, также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значимом объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: "Замечания прилагаются".

К примеру:

Замечания П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ прилагаются.

1-ый проректор

личная подпись И.О.Фамилия

05.06.2009

По мере надобности дизайна нескольких виз они размещаются одна под другой в порядке визирования.

К примеру:

Главный бухгалтер

личная подпись И.О.Фамилия

05.06.2009

Зам.начальника УОКиПР П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ

по правовым вопросам

личная подпись И.О.Фамилия

05.06.2009

При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа либо на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся. При наличии листа согласования на месте П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ, предусмотренном для размещения визы, делается отметка, оформляемая по правилам, установленным пт 39 данного приложения.


41. Реквизит «Печать».


На документах Института, требующих особенного удостоверения их подлинности, ставится печать. Устанавливается три вида печатей: печать Института – гербовая (с П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ изображением муниципального герба Республики Беларусь), печать структурного подразделения Института, печать, указывающая на ее целевое предназначение (для документов и т.п.).

Проставление гербовой печати нужно:

во всех случаях удостоверения прав, свобод П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ и обязательств физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денег и вещественных ценностей;

во всех особых случаях, обсужденных муниципальными документами, документами вышестоящих органов, организационными документами Института.

Гербовая печать на документах может удостоверять П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ:

подпись ректора и проректоров;

подпись других лиц в случаях, специально обсужденных документами муниципальных, вышестоящих органов, локальными нормативными актами Института.

Оттиск печати на документах должен захватывать часть наименования должности и личной подписи П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ лица, подписавшего (утвердившего) документ.

Место хранения гербовой печати и лицо, ответственное за ее хранение, определяется ректором Института.


42. Реквизит «Отметка об исполнителе документа».

Реквизит «Отметка об исполнителе документа» размещается в левом нижнем углу лицевой стороны П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ последнего листа документа, от границы левого поля.

Отметка об исполнителе документа включает фамилию исполнителя (составителя). Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без символов препинания.

К примеру:

Мартён 73 19 40

Отметка П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ об исполнителе может быть дополнена индексом структурного подразделения, в каком готовился документ (на первой строке), первыми знаками имени и фамилии лица, отпечатавшего проект документа, датой сотворения документа, названием файла (на 2-ой строке) и П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ другими поисковыми данными.

К примеру:

36 Мартён 73 19 40

МВ 26.05.2009 Письмо.doc

При оформлении документа на компьютере реквизит "Отметка об исполнителе" производится шрифтом Times New Roman обыденный, размер 9 пт, межстрочный интервал - точно 9 пт.

Отметка об исполнителе П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ непременно оформляется на исходящих документах.


43. Реквизит «Отметка о заверении копии».

Копия документа – четкое проигрывание документа, должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ силы она должна быть заверена.

Институт может заверить копии документов, сделанных в самом Институте.

Институт может изготавливать копии документов, выданных другими организациями, при решении вопросов приема людей на работу в Институт, удостоверения трудовых П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ, жилищных и других прав служащих Института, при формировании личных дел служащих Института (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книг и др.), также документов, приобретенных Институтом в доказательство его прав, возможностей и П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ обязательств (лицензий, сертификатов и др.).

Снятие копий с документов посторониих организаций для представления третьим лицам допускается с разрешения этих организаций.

Реквизит «Отметка о заверении копии» проставляется после реквизита «Подпись» включает слово «Верно», наименование П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ должности лица заверившего копию, личную подпись лица заверившего копию, расшифровку подписи, дату заверения.

К примеру:

Правильно

Инспектор отдела кадров ^ Личная подпись И.О.Фамилия

Дата заверения

При оформлении копии документа для других организаций либо передаче ее П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ на руки физическому лицу заверительную подпись удостоверяют гербовой печатью Института.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле Института, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ о заверении копии, в какой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

К примеру:

Правильно

Подпись А.П.Германович

Копии документа, приобретенные методом тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ проигрывание подписи и созданные для рассылки либо внутреннего использования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, кроме случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь.

Размноженные экземпляры документа, созданные для рассылки и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.

44. Реквизит «Отметка об выполнении документа».

Отметка об выполнении документа и направлении его в дело проставляется на документе после его выполнения и является П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ свидетельством окончания работы над ним.

Реквизит «Отметка об выполнении документа и направлении его в дело» проставляется исполнителем на нижнем поле первого листа документа, слева и состоит из номера дела, в которое подшивается документ П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ (определяется ответственным за ведение делопроизводства согласно номенклатуре дел, личной подпись ответственного за ведение делопроизводства либо управляющего подразделения-исполнителя, даты направления документа в дело.

При наличии документа, свидетельствующего об выполнении, в состав П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ реквизита «Отметка об выполнении документа и направлении его в дело» врубаются данные о документе (вид, дата, номер).

К примеру:

В дело 36-21

Приказ ректора от 09.08.2001 № 345

Личная подпись

Дата

При отсутствии документа, свидетельствующего об выполнении, фиксируется П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ короткая справка об выполнении. (Подробные справки составляются раздельно и прилагаются к документу.)

К примеру:

В дело 39-21

Произведен перерасчет

Личная подпись

Дата


45. Реквизит «Отметка о поступлении» (регистрационный штамп входящего документа).

Оттиск регистрационного штампа проставляется на нижнем поле первого П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ листа поступившего документа, справа, содержит наименование Института (структурного подразделения), даты поступления документа, регистрационного индекса документа.




16 мм


42 мм




46. Реквизит «Текст документа».

Текст документа должен быть достоверным, беспристрастным, очень коротким с сохранением полноты инфы и точности П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ ее изложения, не допускать разных истолкований. Текст документа излагается обычным и ясным языком, с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка.

Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ и российский.

Тексты документов, направляемых за границы Республики Беларусь, могут составляться на белорусском, российском языках, на языке страны адресата либо на другом зарубежном языке.

Предложения строятся согласно принятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ и российского языков, преимущественным является употребление обычных всераспространенных предложений.

В документах используют определения и определения, установленные действующими эталонами и терминологическими словарями. Неоднозначные определения в каждом определенном случае должны употребляться исключительно в П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ одном из собственных значений.

В тексте документа не допускается употребление:

просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;

иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и определений в белорусском либо российском языке;

нечетких словосочетаний П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;

аббревиатур, не считая общеизвестных либо расшифрованных в тексте документа;

ненормативной лексики.

Тексты сложных по содержанию документов (приказов, распоряжений, протоколов, инструкций и др.) делятся на пункты, пункты П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ могут разделяться на подпункты, подпункты - на абзацы. В огромных по объему документах пункты могут объединяться в главы.

Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы обязаны иметь П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ заглавия, точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из 2-ух предложений, то их делят точкой. В заголовках не допускается перенос слов на последующую строчку, применение римских цифр, математических символов и греческих П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ букв.


К примеру:

ГЛАВА 2

^ ПОРЯДОК ПЛАНИРОВАНИЯ И РАСХОДОВАНИЯ СРЕДСТВ НА ОПЛАТУ ТРУДА


Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа.

Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ. Номер подпункта включает номер пт и номер подпункта, после которых ставятся точки.


К примеру:

2.1.

2.2.

2.3.


Нумерация пт должна быть сквозной для всего документа, подпунктов - сквозной для каждого пт.

Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ отступом.

В тексте документа перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис либо другой символ не ставится. После перечисления, не считая последнего, ставится точка с запятой.

Тексты документов оформляются в виде П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ связного текста, анкеты, таблицы либо в виде соединения этих форм. Определяющим в выборе формы представления текста является нрав инфы, содержащейся в тексте документа.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, текст П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ излагается от первого лица единственного числа: "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ" и др.

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа: "ПОСТАНОВЛЯЕТ", "РЕШИЛ" и др.


^ Раздел 2. Требования к оформлению документов, изготовляемых при П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ помощи технических средств


47. Текст документов на бланках формата А4 печатается на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала либо одинарный на компьютере, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал либо точно 14 пт на П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ компьютере.

48. При наборе текста с внедрением технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обыкновенном начертании, размер шрифта - более 13 пт, либо шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Выравнивание текста делается по ширине П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ листа.

49. При подготовке таблиц с внедрением средств вычислительной техники межстрочный интервал допускается уменьшать до 11 пт.

50. При оформлении документа на пишущей машинке реквизиты, состоящие из нескольких строк (не считая реквизита "Текст"), печатают П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ через один межстрочный интервал.

Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования", "Гриф приложения" отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

Реквизиты документа отделяют друг от друга 2 - 3 межстрочными П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ интервалами.


К примеру:

СОГЛАСОВАНО

1,5

Министр образования

1

Республики Беларусь

1,5

Подпись А.М.Радьков

1,5

01.02.2008

2

СОГЛАСОВАНО

1,5

Протокол заседания

1

экспертного совета

1,5

01.02.2008 N 9


51. При оформлении документа на компьютере реквизиты, состоящие из нескольких строк (не считая реквизита "Текст"), печатают с интервалом точно 14 пт. Составные П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф согласования", "Отметка о наличии приложения", "Гриф приложения" отделяются друг от друга одинарным интервалом.

Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом.


К примеру:

СОГЛАСОВАНО

Одинарный

Министр образования

Точно 14 пт

Республики Беларусь

Одинарный

Подпись П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ А.М.Радьков

Одинарный

01.02.2008

52. Наибольшая длина строчки многострочных реквизитов для пишущей машинки 28 символов либо 73 мм на компьютере.

53. При печатании документов на пишущей машинке употребляют девять стандартных положений табулятора либо отступы в миллиметрах П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ от границы левого поля при оформлении на компьютере:

0 - граница левого поля;

1 - после 5 печатных символов от границы левого поля либо 12,5 мм;

2 - после 16 печатных символов от границы левого поля либо 40 мм;

3 - после 24 печатных символов от П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ границы левого поля либо 60 мм;

4 - после 32 печатных символов от границы левого поля либо 80 мм;

5 - после 40 печатных символов от границы левого поля либо 100 мм;

6 - после 48 печатных символов от границы левого поля либо П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ 120 мм;

7 - после 56 печатных символов от границы левого поля либо 140 мм;

8 - после 64 печатных символов от границы левого поля либо 160 мм.

5.8. От нулевого положения печатаются:

реквизит "Заглавие вида документа";

реквизит "Заголовок к тексту П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ";

реквизит "Текст" (исключая строчки, начинающиеся с абзацного отступа);

реквизит "Отметка о наличии приложения";

реквизит "Отметка об исполнителе";

реквизит "Отметка об выполнении документа и направлении его в дело";

реквизит "Отметка о заверении копии П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ";

реквизит "Гриф согласования" и наименование должности в реквизите "Подпись";

слова "Правильно", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ".

От первого положения печатается начало абзацев в тексте.

От 4-ого положения печатается реквизит "Адресат".

От П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ 5-ого положения печатаются реквизиты "Гриф ограничения доступа", "Гриф утверждения", "Гриф приложения".

От шестого положения печатается расшифровка подписи в реквизите "Подпись".

От седьмого положения печатаются коды по ОКУД, ОКОГУ и ОКЮЛП.

При оформлении документа П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ на листах формата А4 в альбомной ориентации (297 x 210) реквизиты "Гриф ограничения доступа", "Гриф утверждения", "Гриф приложения", расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатаются от восьмого положения табулятора (64 печатных знака либо 160 мм П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ).

54. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают 2-мя вертикальными рядами, начиная от нулевого и 5-ого положений табулятора, а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации - от нулевого П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ и восьмого положений табулятора, а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации - от нулевого и восьмого положений табулятора.

При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должностей П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ в реквизите "Подпись" располагают 2-мя вертикальными рядами, начиная от нулевого и 5-ого положений табулятора.

55. Если заголовок к тексту превосходит 5 строк, его допускается продлевать до границы шестого положения табулятора (120 мм от границы левого поля П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ).

56. Если в тексте документа имеются примечания либо выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст - через П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) либо точно 14 пт (при наборе на компьютере).

57. В текстах документов слова "Примечание", "Основание", также слово "Приложение" в отметке о наличии приложения оставляются открытыми П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ, а относящаяся к ним информация печатается столбцом через один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) либо точно 14 пт (при наборе на компьютере).

58. В конце реквизитов (не считая реквизита "Текст П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ") точки не ставятся. Посреди строк реквизитов знаки препинания сохраняются.

59. В документах не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку.

Строчными знаками печатаются: реквизит "Заглавие вида документа", слова "УТВЕРЖДАЮ", "УТВЕРЖДЕНО", "СОГЛАСОВАНО" - в грифах согласования П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ и утверждения, "ПРИКАЗЫВАЮ" - в приказах, "ПОСТАНОВЛЯЕТ" - в постановлениях, "РЕШИЛ" - в решениях, "ОБЯЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ" - в распоряжениях и указаниях, "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "РЕШИЛИ" - в протоколах, фамилии работников в текстах приказов по личному составу П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ, наименования разделов и подразделов в организационных документах.

60. При оформлении документов на 2-ух и поболее страничках 2-ая и следующие странички должны быть пронумерованы. Номера страничек проставляют в центре верхнего поля листа арабскими цифрами П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ, 1-ая страничка не нумеруется.

Новейшую страничку документа не допускается начинать последней неполной строчкой абзаца.

Документы со сроком хранения до 3-х лет включительно допускается печатать на 2-ух сторонах листа.

Раздел 3. Особенности П 06-006: Требования к оформлению организационно-распорядительной документации ГрГУ подготовки и дизайна отдельных видов документов.


oznakomlenie-so-smislovim-znacheniem-predlogov-i-ih-sintaksicheskoj-rolyu.html
oznakomlenie-starshih-doshkolnikov-s-tvorcheskimi-professiyami.html
oznakomtes-s-mneniem-igorya-i-marini-o-roli-znakov-prepinaniya.html